LES 6 QUALITÉS QU'IL TE FAUT POUR ÊTRE RESPONSABLE D'INSTITUT

À l'école, on apprend à être de bonnes praticiennes. Mais pour être responsable d'institut de beauté, on doit apprendre pas mal de choses par nous même, souvent sur le tas. S'avoir s'adapter, apprendre continuellement, se planter aussi parfois... bref devenir cheffe d'entreprise.

Ouvrir son propre institut est le rêve de beaucoup d’esthéticiennes. Avoir des marques qui te correspondent, une déco longuement pensée et à ton goût et un concept bien à toi. C'est aussi la liberté (parfois idéalisée) de pouvoir faire ce que tu veux, exprimer ta personnalité, avoir des clientes qui te ressemblent... Mais parfois, cette douce image peut aussi se transformer en cauchemar ! Aussi, bien établir ton projet pour les prochaines années, anticiper d’éventuels problèmes de gestion, déterminer un concept clair, savoir se réinventer, se remettre en question et développer une clientèle fidèle, sont autant d'atouts essentiels pour faire durer ton rêve, et en vivre.

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Près de 40 % des instituts ferment avant de célébrer leur 5ème anniversaire. (Source : étude de 2015 menée conjointement par l’INSEE, la CNEP, l’OPCALIA et le CREDOC)

Et ce, rarement parce que l'esthéticienne est mauvaise praticienne.

Les 6 qualités de responsable d'institut

1.ÊTRE PASSIONNÉE

La base. Avoir la liberté de faire ce que tu veux on a dit… mais si ce que tu veux est faire fonctionner ton institut et avoir des clientes ravies, tout simplement parce que tu adores ça ! En effet, avoir son institut demande un engagement total. Du moins, pendant les 2 ou 3 premières années. Ce qui veut dire une forte présence sur place, une mise en place d’un plan marketing bien pensé, une curiosité de tous les instants pour trouver de nouvelles idées, te tenir informée de la concurrence ... Bref un effort constant pour que ton concept se développe et sois rentable. On ne le répétera jamais suffisamment : un institut de beauté est d’abord un commerce !

Il est donc important de te poser quelques questions avant de te lancer :

As-tu l'énergie et l'envie pour cette aventure ? Est ce que ta famille te supporte et comprend ce que cela implique pour toi (moins de disponibilité, travail le soir et weekend pour rattraper de la paperasse accumulée, stress, fatigue) ?

Ta passion et ta curiosité sont des clés, puisque tu es constamment à la recherche de nouveautés, d'idées pour développer ton salon et continuer d'avancer.

Aujourd’hui, avec les blogs et tutoriels beauté, tes clientes sont de mieux en mieux informées : tu dois donc être toi même à la pointe des dernières tendances ! Ose ! Essai de nouveautés, diagnostics offerts et ordonnances beauté te permettent aussi de conseiller certains produits. Tout miser sur la prestation est une erreur à éviter dans un institut, n'hésite pas à être créative !

Et la passion pour les chiffres ?

Ok, en général ce n'est pas notre première passion... Mais en ouvrant ton institut de beauté, ils deviennent ton quotidien, alors autant apprendre à les comprendre et pourquoi pas les aimer ?! Bien élaborer ton prévisionnel, qui sert à prévoir, le plus fidèlement possible, les charges que tu auras à supporter pendant les 3 premières années et le chiffre d’affaires que tu peux espérer pour couvrir ces charges, t'aidera à savoir où tu vas et quoi faire pour que ton institut de beauté garde le cap.

Le CAP, BP et même le BTS ne nous ont pas vraiment préparé à ces calculs. Mais pour avoir un institut qui fonctionne, tu dois avoir une vision claire des objectifs à atteindre autant que des charges à supporter, alors il vaut mieux te réconcilier avec les chiffres, maintenant !

2. AVOIR TON PROPRE CONCEPT

Tu adores faire des soins, tu es une excellente styliste ongulaire et tes clientes te complimentent souvent sur tes mains de fée ? Super, mais tu te rendras compte que malheureusement ça ne suffit pas pour être une responsable d'institut qui cartonne. Des instituts avec des praticiennes en or et même une déco super tendance échouent tous les jours. L'effet nouveauté ne suffit pas au succès.

La meilleure idée pour se lancer, sera plutôt celle que les clients vont acheter. Pour cela pose toi les questions suivantes : Comment vais-je me différencier de la concurrence ? Quelles sont mes valeurs ? Est-ce que la demande est suffisante ? Comment vais-je gagner de l’argent ? Quel soins et tarifs vais-je proposer ? Quelle sera ma cible et comment est ma cliente idéale ? Quelle sera ma stratégie commerciale ? Une fois ton concept clairement défini, utilise ces avantages, valeurs, et ta personnalité pour la création de toute ta communication et ton expérience client !

3. SAVOIR T'ORGANISER

Qu'on soit bien d'accord, travailler jusqu'à l'épuisement ne t'aidera pas à développer ta créativité et peut mener l'esthéticienne la plus motivée au burn out. Il est donc important de t’économiser et de ne pas oublier de prendre du temps pour toi. Bien sûr, je sais que lorsque l'on travaille seule, il est difficile de ne pas se laisser déborder... Alors je vais te donner quelques astuces :

À L’INSTITUT

Délègue au maximum les tâches annexes. Cela te permettra de te concentrer sur l’essentiel, comme le temps passé avec tes clients, le suivi des tableaux de bord ou encore la communication. Si tu travailles en équipe, certaines de ces tâches peuvent aussi être réparties. Le reste, comme les tâches administratives, la prise de rendez vous, le suivi des stocks, commandes, ... peut être sous traité ou simplifié à l'aide de logiciels ou application. Par exemple, paie tes fournisseurs par CB ou virement bancaire avec ton appli mobile plutôt qu’envoyer des chèques, suis tes stocks sur ton logiciel de caisse, propose la prise de rendez-vous en ligne plutôt que sortir sans cesse de cabine pour répondre au téléphone etc.

Ces tâches sont souvent très chronophages, et en plus, te perturbent dans les tâches indispensables. Il est souvent beaucoup plus rentable de payer une petite somme contre de la tranquillité d'esprit et du temps libre ! De cette manière, l'abonnement à un logiciel de réservation en ligne, en général à moins de 30 euros, sera rentabilisée à la fin du mois, puisque tu auras pu facturé plus de prestations sur le temps que tu passais à la base au téléphone. Une qualité déterminante de ton rôle de responsable d'institut ? Prioriser et faire la différence entre ce qui est essentiel ou pas.

À LA MAISON

Il n'y a pas que l'institut à gérer, mais aussi la vie perso et bien souvent tes petits loulous. Il te faut donc avoir une organisation optimale ici aussi. Pouvoir compter sur son conjoint, ses amis, voisins, famille, babysitter,... est essentiel au cas où un de tes enfant tombe malade par exemple. S’organiser dans sa vie personnelle est tout aussi important qu’à l’institut !

4.SAVOIR T’ENTOURER

Une chose est sûre , tu ne peux pas être toujours parfaite et tu ne peux pas tout faire toute seule. La force de beaucoup de créatrices d'entreprise qui réussissent est de pouvoir s'appuyer sur des partenaires aux compétences complémentaires.

DANS L’INSTITUT

Le chiffre d’affaires généré par une seule personne en cabine suffit rarement pour équilibrer les comptes. Et même si ton planning est ultra rempli, assurer seule une amplitude horaire qui peut aller jusqu'à 60 heures par semaine est clairement épuisant. A ce moment, il est donc important de savoir embaucher, motiver, et déléguer efficacement. Lorsque l'équipe est petite, chaque personne compte énormément. Il est indispensable de savoir reconnaître les qualités essentielles chez des candidates comme le savoir-être relationnel, les compétences techniques, l'aisance à la vente, l'honnêteté et les valeurs qui te caractérisent, toi. Aussi, une bonne communication participera à créer de la confiance et l'adhésion à l'esprit d'entreprise.

EN DEHORS DE L’INSTITUT

Il est indispensable d’avoir ton carnet d’adresse d’experts pour les besoins complémentaires. Un cabinet comptable disponible, des organismes de formation, un avocat, pourquoi pas une aide pour la communication, des réseaux professionnels, etc. Encore une fois, notre parcours scolaire nous apprend rarement à être chef d'entreprise, et il est dommage de voir des esthéticiennes stagner faute de cultiver de nouveaux savoir faire.

T’entourer d’un coach, suivre une formation en marketing, en vente, en gestion du personnel ou en communication peuvent fournir les clés qui manquent pour progresser dans ton métier. Les qualités nécessaires à une bonne responsable d’institut se travaillent aussi avec le temps !

5. APPRENDRE DE TES ERREURS, ET PERSÉVÉRER

Rebondir face aux épreuves. En tant que gérante d’un institut de beauté, les difficultés auxquelles tu devras faire face sont inévitables : matérielles, humaines, financières… Ces épreuves de la vie d’institut créent d’inévitables chocs émotionnels, mais rassure toi, tu n'es pas la seule ! Une fuite d’eau, un ballon d’eau chaude qui t'abandonne, la grille qui refuse de s’ouvrir ou de se fermer, le chauffage ou la climatisation qui ne fonctionne plus, la machine à laver qui te lâche quand ton planning est surchargé.. Sans compter tes appareils électriques qui font des leurs en plein soin ! Ou encore, si tu as une équipe, une esthéticiennes malade un jour de pleine saison, ou une autre qui démissionne alors que tu la formes pour être adjointe depuis un an... Ajoute à cela des imprévus financiers comme un mois difficile ou un rappel de cotisation mal anticipé. Le cocktail parfait de la panique à bord ! Mais se planter de temps en temps fait aussi partie de la vie d’entreprise : on fait toutes des erreurs ! Pour toutes ces raisons, l’optimisme et la persévérance sont des qualités indispensables pour surmonter les difficultés que tu ne pourras de toute façon pas éviter. Alors autant apprendre de tes erreurs, et faire au mieux pour rester positive !

6. ETRE AMBITIEUSE ET STRATÉGIQUE

La volonté de réussir et les moyens pour y parvenir. Avoir de l’ambition, quand on ouvre son institut, ça peut sembler évident. Dans réalité, ça l’est moins. Ainsi, certaines esthéticiennes ouvrent un institut sans vision claire et sans objectif précis. Ce qui était encore possible il y a 10 ans, avec une concurrence plus faible et des clientes plus fidèles, ne fonctionne plus aujourd’hui. Pour résister, il faut adopter une stratégie sur la durée. Idéalement, je conseille de prendre au moins une heure par semaine, loin du téléphone et autres distractions pour réfléchir à son entreprise, et comment l’améliorer. Ce temps précieux permet de se poser et prendre du recul. En effet, lorsqu’on a la tête dans le guidon, il est difficile d’avoir un esprit d’auto critique et de la créativité pour sortir de sa zone de confort. La concurrence est rude et les grosses enseignes développent des stratégies marketing très agressives. Tiens bon ! Fixe toi des objectifs élevés mais atteignables et bats toi au quotidien pour les honorer. Hors de question, par exemple, de laisser de côté la vente de produits parce que « ce n’est pas ton truc ». Une qualité essentielle pour ouvrir un institut est d’être une fonceuse !

Avoir son propre institut de beauté est un projet magnifique, mais qui peut être difficile à mener toute seule. Tu as des questions, des doutes, tu sens que tu as besoin de conseil ou d’accompagnement ? Je serais ravie de t’aider dans tes projets. Pour en savoir plus, écris-moi à boosttonsalon@gmail.com.

A très vite !

Mathilde